Standardisierung – Einbindung in eine Demokratie

Standardisierung – Einbindung in eine Demokratie

Standardisierung ist ein sehr oft herangezogenes Schlagwort und oftmals die Basis für gute Qualität und hohe Effizienz. Im ECAD-Engineering ist es in der Regel sehr hilfreich, einheitliche Standards für z.B. Projektvorlagen, Makros und Schaltungen, Artikel, Auswertungen usw. zu schaffen. Das Ergebnis ist meist eine deutlich geringere Fehlerquote und merkbare Steigerung der Effizienz – die Auswirkung auf das Gesamtergebnis kann also sehr bedeutend sein.

Warum ist es notwendig Mitarbeiter*innen bei der Erstellung von ECAD Schemen einen gewissen Standard/Workflow vorzugeben? Wie können Voraussetzungen geschaffen werden,

  • die einen gemeinsamen, geregelten ECAD Standard und Workflow zur Grundlage haben
  • und durch die sich die Mitarbeiter*innen gleichzeitig nicht eingeschränkt fühlen?

Istzustand – wie konnte es so weit kommen?
Projekte und Aufträge sind meist mit großem Zeitdruck verbunden, wodurch oft ein gewisser Freiraum bei der Interpretation der Workflows eingeräumt wird – wir leben ja in einer freien offenen Demokratie, wo sich jede/jeder entfalten können sollte, wie sie/er möchte.

Das Resultat kennen wir alle:

  • unterschiedliche Workflows und Arbeitsweisen
  • längere Bearbeitungszeiten
  • sinkende Qualität der ECAD Schema
  • unterschiedliche Formulare und Auswertungen
  • etc.

Wollen wir das? Soll jedem/jeder Mitarbeiter*in der volle Freiraum zur Verfügung stehen?

Im Sinne eines gemeinsamen, standardisierten Workflows und eines effizienten Arbeitens kann die Antwort hier nur NEIN lauten – jedoch unter gewissen Grundlagen und Auflagen.

Voraussetzungen – Grundlagen schaffen
Wie schafft man eine gute Voraussetzung, so dass ein Standard gewahrt werden kann und der Freiraum jeder Mitarbeiterin/jedes Mitarbeiters wenig bis gar nicht eingeschränkt wird? Hierbei wird auf jeden Fall ein gewisses Fingerspitzengefühl notwendig sein.

Wie kann man nun diese Voraussetzungen und Grundlagen zur Verfügung stellen?

In vielen Unternehmen hat sich gezeigt, dass diese Aufgaben in einem Kompetenzgremium zusammengefasst werden. Dieses Kompetenzgremium deckt möglichst viele Sichten und Interessen ab und kümmert sich um folgende Aufgaben (für Anwender*innen und Kunden):

  • Standardisierte Workflows
  • ECAD Projektvorlagen
  • ECAD Makros (2D/3D)
  • Auswertungen
  • Exportfiles
  • Schnittstelle zur IT
  • etc.

Durch das Zusammenfassen dieser Tätigkeiten erfolgt bereits der erste Schritt – Abstimmungen im Kompetenzgremium führen zu gleichen Sichten und gleichen Arbeitsweisen. Dies führt dazu, dass es schon hier zu einer Vereinheitlichung kommt.

Umsetzung/Realisierung
Der erste Schritt, ein Kompetenzgremium, wurde bereits beschrieben. Nur allein mit der Benennung eines Kompetenzgremium ist es nicht getan. Zeitliche Voraussetzungen für diese Personen müssen ebenfalls geschaffen werden – denn eines ist klar – neben der täglichen Kundenauftragsbearbeitung (Daily Business) ist diese Arbeit nicht machbar.

Die Anwender*innen dieser Workflows, ECAD Projektvorlagen, ECAD Makros, etc. müssen gut eingeführt und geschult werden.  Ebenso empfehlen sich zyklische Updates der Mitarbeiter*innen, die durch das Kompetenzgremium umzusetzen sind. Auch für diese Schulungen und Updates müssen die entsprechenden Voraussetzungen geschaffen werden: Die Zeit muss zur Verfügung gestellt werden.

Das Leben mit dem System
Auf den ersten Blick sieht das alles noch sehr nach einem Vorgabe-/Diktatursystem aus. Vergessen wird aber zu diesem Zeitpunkt nicht, dass schon im Kompetenzgremium miteinander diskutiert und abgestimmt werden muss, um einen gemeinsamen Nenner zu finden.

Das Salz in der Suppe ist aber mit Sicherheit, dass diejenigen, die die Standards anwenden, ebenso gehört und eingebunden werden. Andernfalls wird die Akzeptanz darunter leiden und man verzichtet auf sehr wichtiges KnowHow aus der Praxis der Anwender.

Um die Meinung und das Wissen dieser Mitarbeiter*innen abzuholen, empfiehlt es sich z.B. regelmäßige Abstimmungen und ein Vorschlagesystem einzuführen. Dabei sollten auch Workflows, ECAD Projektvorlagen, ECAD Makros, etc. eine Rolle spielen.

Die Erfahrung zeigt, dass die Optimierung dieser Daten und Workflows am besten zu festen Zyklen umgesetzt werden. Hilfreich kann dazu eine Priorisierung und Terminisierung der Punkte sein, um systematisch und transparent vorgehen zu können – abgelehnte Punkte bedürfen einer ausführlichen, nachhaltigen Begründung.

Somit gibt man den Mitarbeiter*innen die Möglichkeit sich in das System miteinzubringen – aktiv mitzugestalten und Vorschläge und Verbesserungen einzubringen. Auf der anderen Seite profitiert man vom Wissen und Erfahrungen der Anwender, was Qualität und Effizienz deutlich erhöht.

Fazit: Ein gewisser Anteil an Demokratie in der Standardisierung bringt erhebliche Vorteile für alle Seiten und ist daher zu empfehlen!

CAE Expert Group
Gerhard Neidhart
Senior Consultant
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